Stanowią bardzo ważny element wyposażenia biura firmowego, służą do uwiarygodniania dokumentów, a także zostawiania wizualnego śladu stanowiącego wizytówkę firmy. Pieczątki, bo o nich mowa, choć nie są już wymagane przepisami prawa, dalej są niezbędne w każdym przedsiębiorstwie, które pragnie być poważnie traktowane.

Od pewnego czasu, prawo zniosło obowiązek posiadania pieczątki firmowej, jaki kiedyś ciążył na każdym przedsiębiorcy, który rejestrował działalność. Mimo to, pieczątki dalej stanowią niezbędny element firmowego anturażu. Spełniają kilka ważnych funkcji. Przede wszystkim, świadczą o prestiżu i wpływają na pozytywny odbiór w oczach kontrahenta. Przedsiębiorstwo, które nie posiada pieczątki traci na powadze i profesjonalizmie. Przyrządy te, to uwierzytelnienie podpisywanych dokumentów. Stanowią również swoistą formę promocji firmy i są dobrym nośnikiem treści marketingowej. Żeby jednak spełniały to zadanie, muszą być odpowiednio zaprojektowane.

Projekt pieczątki musi łączyć w sobie dwa aspekty. Pierwszy to zawarcie wszystkich niezbędnych informacji, które stanowią dane kontaktowe firmy. Wśród nich muszą znaleźć się oczywiście: pełna nazwa przedsiębiorstwa, imię i nazwisko właściciela, pełen adres, telefon kontaktowy, adres e-mail, nip.

Drugim ważnym aspektem jest strona wizualna i graficzna oprawa pieczątki. Jeżeli ma ona stanowić swoistą wizytówką, musi posiadać ona atrakcyjną wartość wzrokową. Na pieczątce powinno znaleźć się przede wszystkim logo firmy, jeżeli dane przedsiębiorstwo takie posiada. Musi to być oddzielny, autonomiczny znak. Logo firmowe nie może wypierać pełnej nazwy przedsiębiorstwa podanej w postaci czytelnego druku. Bardzo dobrym zabiegiem jest stosowanie małych rysunków tematycznie łączących się z zakresem działalności firmy. Dla przykładu, jeżeli pieczątka ma być projektowana dla warsztatu samochodowego, dobry efekt zrobi rysunek auta umiejscowiony obok treści lub w przypadku firmy budowlanej np. rysunek dźwigu. Nie chodzi o to, by rysunki stanowiły dzieła artystyczne. Powinny to być proste, kreskowane obiekty, które zostaną w pamięci odbiorcy. Chodzi o to, by nazwa firmy była kojarzona z profilem jej działalności w świadomości kontrahentów, a należy pamiętać, że bodźce wzrokowe zostają w pamięci najdłużej.